Disyorkan, 2024

Pilihan Editor

12 Etika E-mel Asas Semua Orang Harus Ikut

Tidak ada yang meragui hakikat bahawa E-mel telah merevolusikan cara kita berkomunikasi antara satu sama lain. Dan walaupun orang mungkin lebih suka perkara seperti rangkaian sosial dan aplikasi pemesejan segera untuk berbual dengan rakan-rakan hari ini, kebenaran tetap bahawa apabila ia berkaitan dengan komunikasi yang betul, E-mel masih menjadi medium pilihan.

Dari universiti ke syarikat global, dan dari para pelajar kepada CEO, E-mel digunakan hampir di mana-mana, dan oleh semua orang. Yang berkata, hampir semua kita mempunyai banyak alamat e-mel, dengan satu atau lebih banyak penyedia e-mel. Tetapi soalan sebenar adalah, adakah kami mengesahkan protokol (s) penggunaan E-mel yang betul?

Jika anda tidak pasti mengenai jawapannya, maka artikel ini, yang menggariskan etika e-mel asas yang semua orang harus mengikuti, adalah untuk anda. Oleh itu, tanpa berlengah-lengah lagi, di sini mereka pergi.

Etika E-mel Asas

1. Gunakan alamat e-mel yang mencari profesional

Alamat e-mel anda sering dianggap menunjukkan keperibadian anda. Atas sebab ini, penting untuk mempunyai alamat e-mel yang profesional, secara amnya dengan nama pertama dan terakhir anda yang membentuk bahagian "nama pengguna" itu . Ini adalah lebih penting jika anda berhasrat untuk menggunakan alamat e-mel untuk komunikasi profesional (misalnya menghantar resume kepada perekrut, menyediakan contoh kerja kepada pelanggan).

Jika nama pengguna pilihan anda tidak tersedia, anda boleh menambah beberapa pilihan anda (mis. Tarikh lahir) untuk mendapatkannya . Untuk memetik beberapa contoh, [email dilindungi] atau [dilindungi email] boleh dianggap sebagai pilihan yang baik. Di sisi lain, gunakan sesuatu seperti [email dilindungi] atau [email dilindungi], dan anda boleh yakin e-mel anda tidak akan dibuka oleh penerima.

Tip: Sebisa mungkin, gunakan alamat e-mel berasingan untuk semua keperluan profesional anda. Dan jika anda tidak keberatan membebaskan beberapa dolar, sebaiknya pergi untuk e-mel dihoskan dengan domain anda sendiri.

2. Sentiasa sertakan subjek, dan pastikan ia jelas dan ringkas

Garis subjek adalah salah satu komponen e-mel yang paling penting, kerana ia segera menyediakan penerima maklumat mengenai maklumat yang termasuk dalam e-mel . Inilah sebabnya mengapa semua e-mel anda harus mempunyai garis subjek, walaupun kandungannya tidak begitu penting. Meninggalkan baris baris kosong dilihat sebagai kecerobohan pada bahagian penghantar.

Lebih penting lagi, baris subjek harus ringkas dan ke titik, jadi penerima boleh membuat kandungan e-mel secepat mungkin. Beberapa contoh adalah laporan Projek yang dilampirkan , Kajian prestasi - tindak balas awal yang diminta , dan perkara-perkara seperti itu.

3. Gunakan fon standard dan pemformatan minimum

Tidak kira berapa banyak yang anda suka fon mewah yang anda ada di PC anda, ia adalah mutlak yang tidak ada ketika ia datang untuk membuat e-mel. Itu kerana jika anda menggunakan font bukan standard dan ia tidak dipasang pada komputer penerima, teks e-mel tidak akan dipaparkan seperti yang dimaksudkan . Ini adalah sebab kebanyakan perkhidmatan e-mel hanya mempunyai beberapa fon piawai, serif dan sans-serif (misalnya Times New Roman, Arial) yang tersedia untuk membuat e-mel. Dan anda mesti berpegang kepada mereka.

Juga, pastikan pemformatan dalam e-mel anda kurang daripada mungkin. Kecuali anda perlu menekankan bahagian tertentu, baris dan lain-lain dalam kandungan e-mel, jangan gunakan sorotan dan warna untuk teks . Malah , warna teks e-mel itu harus Black sahaja, kerana ia adalah yang paling mudah dibaca.

4. Elakkan kesilapan tala, penggunaan tatabahasa yang salah, dan kesilapan tanda baca

Walaupun tidak semua orang di luar sana ada tatabahasa Nazi, dan bukannya jenayah untuk mempunyai kesilapan tipo atau dua dalam e-mel anda, penggunaan bahasa yang tidak tepat, struktur kalimat dan sebagainya, secara amnya memberikan tanggapan negatif kepada penerima. Oleh itu, sangat penting untuk anda menyemak tiga baris e-mel, badan, dan semua elemen teks lain untuk sebarang tatabahasa dan kesalahan baca yang tidak sengaja (dan membetulkannya, jika dijumpai), sebelum anda menekan butang "Hantar".

Lebih-lebih lagi, anda tidak sepatutnya menggunakan beberapa tanda baca (misalnya !!!) dalam e-mel anda. Begitu juga dengan perkataan slang (misalnya LMAO), kontraksi yang popular (mis. Gotcha!), Dan emotikon. Semua perkara ini kelihatan sangat tidak matang dan tidak profesional, dan yang terbaik adalah untuk rangkaian sosial dan perbualan segera sahaja.

Petua: Sentiasa berhati-hati bagaimana anda memanfaatkan perkataan, kalimat dan lain-lain dalam e-mel anda. E-mel (atau apa-apa lagi, untuk perkara itu) tidak boleh pernah disusun dalam SEMUA CAPS, kerana ia dianggap bersamaan dengan Internet yang menjerit.

5. Berikan lampiran nama-nama deskriptif

Lebih sering daripada tidak, kami perlu menghantar / menerima berbilang fail sebagai lampiran dengan e-mel kami. Walaupun ini sangat diperlukan, tidak ada yang lebih buruk daripada menerima e-mel yang dimuatkan dengan banyak secara rawak, fail bernama (mis. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) yang tidak masuk akal. Jadi, apabila anda menghantar lampiran dengan e-mel, menamakan semula mereka dengan beberapa nama fail deskriptif, supaya penerima serta-merta mengetahui kandungan mereka, tanpa perlu membuka mereka. Sebagai contoh, jika anda menghantar resume kepada calon majikan, beri nama seperti CurrentResume_JohnDoe . Mudah dan mudah.

Juga, jika anda berhasrat untuk menghantar sejumlah besar (misalnya 20) lampiran dengan e-mel, lebih baik untuk menggabungkannya dalam arkib Zipped terlebih dahulu. Untuk kejelasan yang lebih jelas, anda boleh menyebut butir-butir secara berasingan seperti kiraan lampiran, jumlah arkib saiz dan lain-lain dalam teks badan e-mel.

6. Sentiasa sertakan tandatangan

Tanda tangan diperlukan untuk menutup atau mengakhiri teks badan e-mel dengan betul . Tetapi yang lebih penting, ia juga meminjamkan "keaslian" ke e-mel, dan kandungannya . Jadi semua e-mel anda harus mempunyai tandatangan anda termasuk dalamnya. Cukup membuat dan menyimpan tandatangan dalam tetapan e-mel, dan ia akan ditambah secara automatik pada akhir setiap e-mel yang anda buat.

Bercakap mengenai "apa" harus dimasukkan dalam tandatangan, itu sesuatu yang harus anda pilih, kerana ia berbeza dari satu orang ke orang lain. Bahwa dikatakan, sebagai peraturan umum, anda boleh memasukkan maklumat hubungan (contohnya nombor rasmi, e-mel kedua), serta pautan ke profil sosial anda . Ringkasnya, tandatangan harus berfungsi sebagai kad kenalan digital anda. Tetapi jangan membebankannya dengan terlalu banyak maklumat yang tidak perlu.

7. Mengakui penerimaan e-mel

E-mel zaman moden telah maju begitu banyak, bahawa apabila anda menekan butang "Hantar", anda boleh 200% pasti bahawa ia akan mencapai peti masuk penerima, satu atau dua kemudian. Walau bagaimanapun, seperti mana-mana teknologi, e-mel boleh (dan kadang-kadang tidak) menderita downtimes juga . Oleh itu, sebaik sahaja anda menerima e-mel (terutamanya jika ia penting), maklum balasnya dengan membalas kepada penghantar dengan mesej kecil.

Walaupun tidak mungkin untuk mengakui setiap e-mel yang anda dapat, anda harus cuba melakukan itu. Lebih penting lagi, anda harus perhatikan e-mel yang tersilap dikirimkan kepada anda, sebagai penghantar mungkin menunggu tanggapan dari pihak lain. Ini akan menjadikan pengirim sedar tentang kesilapan itu, dan juga akan menyelamatkan penerima e-mel sebenar yang ada masalah.

8. Gunakan salam yang betul

Apabila bercakap dengan orang berhadapan, atau di telefon, kami selalu mulakan dengan menyapa mereka. Dan peraturan yang sama berlaku untuk e-mel juga, jadi e-mel anda sentiasa harus salutations yang sesuai untuk penerima. Bergantung pada siapa yang anda menghantar e-mel, salam boleh menjadi formal (misalnya Dear Mr. Johnson, Professor Keller), atau tidak rasmi (Hello Adam, Hi Jenna) . Begitu juga, berakhirnya (contohnya Salam, Hormat) mesti mempunyai nada asas yang sama sebagai permulaan awal, serta keseluruhan mesej.

Perlu diingat bahawa anda harus menahan diri daripada menggunakan salutasi penggunaan yang sangat tidak rasmi dan penggunaan sehari-hari (contohnya Apa?) Dalam e-mel . Ia tidak mengatakan bahawa ia dianggap agak tidak profesional.

9. Jangan gunakan Balas Semua pada setiap masa

Ada kalanya anda menerima e-mel yang juga dihantar kepada beberapa penerima lain (misalnya notis penting dalam syarikat). Tetapi ketika menjawab mesej tersebut, anda dengan cepat menggunakan pilihan "Balas Semua" . Ini bukan sahaja menghantar jawapan kepada penghantar asal, tetapi kepada orang lain yang telah menerima e-mel, sama ada jawapannya adalah untuk mereka atau tidak . Ini adalah cara sempurna menyumbat peti masuk penerima.

Oleh sebab itu, berhati-hati apabila bertindak balas kepada e-mel dengan berbilang penerima, dan gunakan pilihan "Balas" . Hanya apabila anda 100% pasti bahawa balasan anda adalah untuk semua orang dalam senarai penerima, sekiranya anda menggunakan pilihan "Balas Semua".

10. Gunakan betul bidang Cc dan Bcc

Bersama medan "Ke", medan " Cc " dan " Bcc " adalah sesuatu yang pernah diketahui oleh e-mel. Tetapi selepas itu, kebanyakan orang akhirnya menggunakannya secara tidak wajar. Berikut adalah penurunan pada apa yang mereka ada, dan apabila mereka harus digunakan :

  • Cc: Berdiri untuk salinan Karbon. Sekiranya terdapat beberapa penerima yang ingin menghantar e-mel ke, tetapi tidak mahu mereka tahu bahawa e-mel ini "hanya" dimaksudkan untuk mereka, masukkan alamat e-mel mereka dalam bidang ini. Setiap penerima dapat melihat alamat e-mel orang lain dalam bidang Cc.
  • Bcc: Pendek untuk Salin Karbon Buta. Sekiranya terdapat beberapa penerima yang ingin menghantar e-mel, tetapi mahu mereka melihat diri sebagai penerima tunggal e-mel, masukkan alamat e-mel mereka dalam bidang ini. Setiap penerima dalam bidang Bcc hanya dapat melihat alamat e-mel mereka sendiri dan bukannya yang lain. Pilihan ini lebih sesuai untuk privasi.

11. Balas kepada e-mel tepat pada masanya

Memandangkan berapa banyak e-mel yang kami terima pada setiap hari, hampir tidak mungkin untuk membalas semuanya dengan segera. Walau bagaimanapun, walaupun e-mel sedikit rendah pada keutamaan anda, anda harus cuba membalasnya tepat pada masanya . Umumnya ini harus dalam masa 24-48 jam menerima e-mel. Dan jika anda tidak dapat membalas e-mel untuk beberapa waktu (contohnya kerana rehat), gunakan auto responder atau ciri responder bercuti, bahawa kebanyakan perkhidmatan e-mel mempunyai.

12. E-mel format yang betul sebelum dikemukakan

Sebaik sahaja butang "Teruskan" dipukul pada e-mel, keseluruhan mesej (termasuk mana-mana imej, misaligned teks dan sebagainya mungkin mempunyai) adalah pelik di sebelah kanan, dan dimasukkan ke dalam e-mel kosong, supaya anda boleh memasukkan ID e-mel penerima dan hantarnya. Ini bukan sahaja merosakkan pemformatan e-mel asal, tetapi juga memperkenalkan banyak ruang putih dan simbol tambahan (>) ke dalam e-mel yang dipanjangkan, yang seterusnya menjadikan e-mel hampir tidak dapat dibaca.

Untuk menyusunnya, anda perlu memformat e-mel yang diteruskan dengan betul, apabila ia dimasukkan ke dalam e-mel kosong . Ini termasuk mengeluarkan ruang putih tambahan, serta menyingkirkan aksara tambahan, garisan kosong, dan perkara-perkara seperti itu.

Gunakan E-mel cara yang dimaksudkan untuk digunakan

Oleh kerana ia merupakan cara komunikasi utama dalam dunia yang berkaitan dengan Internet hari ini, sangat penting bahawa E-mel digunakan sesuai dengan peraturan yang betul, yang merangkumi segala-galanya dari bagaimana anda menyambut penerima, ke gaya font yang anda pilih. Dan etika yang digariskan di atas membantu anda melakukannya, dengan itu membuat pengalaman e-mel secara keseluruhan lebih baik dan produktif. Jadi cubalah mereka, dan beritahu kami kegemaran anda dalam komen di bawah.

Top